BAB III "SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI"

Tujuan Pembelajaran

1. Mempersiapkan dan menggunakan diagram arus data untuk memahami, mengevaluasi, dan mendokumentasikan sistem informasi.
2. Mempersiapkan dan menggunakan bagan alir untuk memahami, mengevaluasi, dan mendokumentasikan sistem informasi.
3. Mempersiapkan dan menggunakan diagram proses bisnis untuk memahami, mengevaluasi, dan mendokumentasikan sistem informasi.

PENDAHULUAN

Dokumentasi menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan di mana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan sistem pengendalian. dokumen dilengkapi dengan deskripsi naratif yaitu penjelasan tertulis, langkah demi langkah dari komponen-komponen sistem dan interaksi dari semua itu. dalam bab ini menjelaskan alat-alat dokumentasi yaitu sebagai berikut :

1. Diagram arus data (DAD), yaitu deskripsi grafis sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Bagan alir, merupakan deskripsi grafis sistem.
3. Diagram proses bisnis, merupakan deskripsi grafis dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.

Diagram Arus Data

Diagram arus data (DAD), menjelaskan arus data dalam orgranisasi secara grafis. diagram ini menggunakan empat simbol pertama seperti yang ditunjukan pada Figur 3-1.

contoh pengaplikasian nya pada gambar dibawah ini :

Sumber data dan Tujuan data adalah entitas yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau digantikan oleh sistem.
Arus data adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.
Proses adalah merepresentasikan transformasi data.
Penyimpanan data adalah tempat data disimpan. dalam DAD tidak menunjukan media penyimpanan fisik (seperti penyedia atau kertas), melainkan dengan direpresentasikan oleh garis horizontal, dengan nama file yang tertulis dalam garis.

Sub Pembagian DAD
          DAD dibagi kedalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat menjadi diagram pada satu lembar kertas. Level DAD tertinggi disebut Diagram Konteks (context diagram) karena memberi level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem input dan output. berikut gambar Diagram Konteks untuk pemrosesan penggajian S&S yang digambarkan oleh Asthon :

 Ashton juga menggunakan tabel 3-1 untuk menyusun diagram konteks ke dalam level yang lebih rendah secara berturut-turut, masing-masing dengan angka detail yang bertambah.
tabel 3-1 menjelaskan 5 aktivitas pengolahan data sbb :

1. memperbarui file induk karyawan/ penggajian 
2. menangangi kompensasi karyawan. selanjutnya akan mempelajari tentang pembagian aktivitas-aktivitas ke dalam bagian-bagian lain dalam DAD level rendah.
3. membuat laporan manajemen
4. membayar pajak 
5. memasukan entri ke buku besar 

kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukan pada tabel berikut ini :

Pedoman untuk Menggambar DAD

1. Memahami sistem. 
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem
3. Menentukan batasan sistem
4. Mengembangkan diagram konteks
5. Mengidentifikasi arus data
6. Mengelompokan arus data
7. Mengidentifikasi proses transformasi
8. Mengelompokkan proses transformasi
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data
10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data
11. Memberi nama semua elemen DAD
12. Membagi (subbagian) DAD
13. Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses.
14. Menyempurnakan DAD
15. Mempersiapkan salinan akhir.

Bagan Alir

Bagan Alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan Alir mencatat cara proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir melalui organisasi, juga digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen.
Simbol Bagan Alir dibagi keadalam empat kategori :

1. Simbol input/ output menunjukan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol Pemrosesan menunjukan pengolah data, baik secara elektronik atau dengan tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukan tempat data disimpan
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukan arus data, di mana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

ditunjukan pada tabel berikut :

 

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

1. Bagan Alir Dokumen (document flowchart) dikembangkan untuk mengilustrasikan arus dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. bagan ini menelusuri dokumen dari awal hingga akhir, menunjukan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan, disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem. jenis khusus bagian alir, disebut bagan alir pengendalian internal, digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan dan inefisiensi sistem. contoh dokumen bagan alir pemrosesan penggajian:
   
   
   
   
2. Bagan Alir Sistem (system flowchart) menggambarkan hubungan antar-input, pemrosesan, penyimpanan dan output sistem. bagan alir pemrosesan penjualan dalam figur 3-10 merepresentasikan proposal Asthon untuk mendapatkan data penjualan menggunakan terminal penjualan state-of-the-art.
   
   
3. Bagan Alir Program (program flowchart) mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program. menjelaskan logika khusus yang digunakan untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir sistem. Hubungan antarsistem dan program bagan alir ditunjukan dalam Figur 3-11 diatas.

Diagram Proses Bisnis

Diagram proses bisnis (DPB-Business Process Diagram) adalah cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis.
Pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis :

1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis.
2. Mengabaikan komponen-komponen tertentu.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan.
4. Mengelola bagan alir.
5. Memasukan setiap proses bisnis dalam diagram.
6. Menggambar sketsa kasar DPB.
7. Menggambar salinan final DPB.