BAB I SISTEM INFORMASI AKUNTANSI : SEBUAH IKHTISAR

  I.            PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang istilah-istilah penting dan membahas jenis-jenis informasi yang dibutuhkan oleh organisasi serta proses bisnis yang digunakan untuk menghasilkan suatu informasi. Kami mulai mengeksplorasi dengan :

·        Apa itu Sistem Informasi Akuntansi (SIA)?

·        Bagaimana suatu SIA menambah nilai bagi suatu organisasi?

·        Bagaimana SIA dan strategi perusahaan saling mempengaruhi?

·        Bagaimana peran SIA dalam Value Chain (Rantai Nilai)?

II.  BAGIAN I KONSEP DASAR DARI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

A.    System (Sistem)

Sekumpulan dua atau lebih komponen saling terkait yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. Sebagai contoh, sebuah perguruan tinggi bisnis adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai departemen, yang masing-masing merupakan subsistem.

B.    Goal Conflict (Konflik Tujuan)

Terjadi ketika subsistem tidak konsisten dengan tujuan subsistem lain atau dengan sistem secara keseluruhan.

C.    Goal congruence (Keselarasan Tujuan)

Terjadi ketika subsistem mencapai tujuannya meskipun berkontribusi pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Semakin besar organisasi dan semakin rumit sistemnya, semakin sulit mencapai keselerasan tujuan.

D.    Data

Fakta-fakta yang dikumpulkan, direkam, disimpan, dan diproses oleh suatu sistem informasi. Misalnya, sebuah bisnis perlu mengumpulkan data tentang penjualan (tanggal, jumlah total), sumber daya yang dijual (barang atau jasa, kuantitas yang terjual, harga satuan), dan orang-orang yang berpartisipasi (pelanggan, penjual).

E.     Information (Informasi)

Data yang telah diorganisasikan dan diolah untuk memberikan makna dan meningkatkan proses pengambilan keputusan. Sebagai aturan, para pengguna membuat keputusan-keputusan yang lebih baik karena kuantitas dan kualitas dari informasi yang meningkat.

F.     Information Overlord (Informasi Berlebihan)

Terjadi ketika batasan jumlah informasi yang dapat diserap dan diproses oleh pikiran manusia dilewatkan. Mengakibatkan penurunan kualitas pengambilan keputusan dan peningkatan biaya penyediaan informasi tersebut.

G.    Information Technology (Teknologi Informasi)

Membantu menyaring pengambil keputusan lebih efektif dan memadatkan informasi. Misalnya, Walmart memiliki lebih dari 500 terabyte (triliunan byte) data di gudang datanya. Walmart telah banyak berinvestasi dalam TI sehingga dapat mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan mengelola data secara efektif untuk memberikan informasi yang berguna.

H.    The value of information (Nilai Informasi)

Manfaat yang dihasilkan oleh informasi dikurangi biaya untuk memproduksinya. Manfaat informasi :

1.     mengurangi ketidakpastian.

2.     meningkatkan keputusan yang lebih baik.

3.     meningkatan kemampuan untuk merencanakan dan menjadwalkan kegiatan-kegiatan.

I.       The Costs (Biaya)

Waktu dan berbagai sumber daya yang dihabiskan untuk memproduksi dan mendistribusikan sebuah informasi. nilai informasi yang diharapkan harus dihitung seefektif mungkin sehingga biaya untuk menghasilkan informasi tidak melebihi manfaatnya.

BAB 1

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI : SEBUAH IKHTISAR

TABEL 1-1 Karakteristik dari Informasi yang Berguna

Relevant	Mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan, atau menegaskan atau mengoreksi harapan sebelumnya.
Reliable	Bebas dari kesalahan atau bias secara akurat mewakili acara atau kegiatan organisasi.
Complete	Tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian atau kegiatan yang diukurnya.
Timely	Disediakan pada waktunya untuk pengambil keputusan untuk membuat keputusan.
Understandable	Disajikan dalam format yang berguna dan dapat dimengerti.
Verifiable	Dua orang yang independen dan berpengetahuan menghasilkan informasi yang sama.
Accessible	Tersedia untuk pengguna saat mereka membutuhkannya dan dalam  bentuk yang dapat mereka gunakan.

KEBUTUHAN INFORMASI DAN PROSES BISNIS

            A Business Process (Proses Bisnis) adalah serangkaian kegiatan dan tugas yang terkait, terkoordinasi, dan terstruktur yang dilakukan oleh seseorang atau oleh komputer atau mesin, dan yang membantu mencapai tujuan organisasi tertentu.

Untuk membuat keputusan yang efektif, organisasi harus :

a)      Informasi apa yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan.

b)     Bagaimana cara mengumpulkan dan memproses data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi.

Untuk mengilustrasikan proses identifikasi kebutuhan informasi dan proses bisnis, mari kita kembali ke studi kasus S & S.

KEBUTUHAN INFORMASI
            Scott dan Susan memutuskan mereka harus memahami bagaimana fungsi S & S sebelum mereka dapat mengidentifikasi informasi yang mereka butuhkan untuk mengelola S & S secara efektif. Kemudian mereka dapat menentukan jenis data dan prosedur yang mereka perlukan untuk mengumpulkan dan menghasilkan informasi tersebut. Mereka membuat Tabel 1-2 untuk merangkum sebagian dari analisis mereka.
S & S akan berinteraksi dengan banyak pihak eksternal, seperti pelanggan, vendor, dan lembaga pemerintah, serta dengan pihak internal seperti manajemen dan karyawan. Untuk mendapatkan pegangan yang lebih baik pada interaksi yang lebih penting dengan pihak-pihak ini, mereka menyiapkan Tabel 1-1.

PROSES BISNIS
            Scott memutuskan untuk mengatur kembali proses bisnis yang tercantum dalam Tabel l-2 ke dalam kelompok-kelompok transaksi terkait. Transaction (Transaksi) adalah perjanjian antara dua entitas untuk bertukar barang atau jasa atau peristiwa lain yang dapat diukur dalam istilah ekonomi oleh suatu organisasi. Contohnya menjual barang ke pelanggan, membeli inventaris dari pemasok, dan membayar karyawan.

            Banyaknya kegiatan bisnis terlibat dalam Suatu Give-Get Exchange (Pertukaran Memberi-Dapatkan). Sebagian besar organisasi terlibat dalam sejumlah kecil pertukaran penawaran, tetapi setiap jenis pertukaran terjadi berulang kali. Sebagai contoh, S & S akan memiliki ribuan penjualan kepada pelanggan setiap tahun dengan imbalan uang tunai. Demikian juga, S & S akan terus membeli persediaan dari pemasok dengan imbalan uang tunai.

TABLE 1-2 Ikhtisar Proses Bisnis S & $, Keputusan Kunci, dan Kebutuhan Informasi

Sumber : Conceptual Foundations of Accounting Information Systems

Pertukaran ini dapat dikelompokkan ke dalam lima Major Business Processes (Proses Bisnis Utama) atau Transaction Cycles (Siklus Transaksi):

1.      The Revenue Cycle (Siklus Pendapatan)

Barang dan jasa dijual dengan uang tunai atau janji masa depan untuk menerima uang tunai.

2.      The Expenditure Cycle (Siklus Pengeluaran)

Perusahaan membeli persediaan untuk dijual kembali atau bahan mentah untuk digunakan dalam memproduksi produk dengan imbalan uang tunai atau janji masa depan untuk membayar tunai.

3.      The Poduction or Conversion Cycle (Siklus Produksi atau Konversi)

Bahan mentah diubah menjadi barang jadi

4.      The Human Resources/Payroll Cycle (Siklus Sumber Daya Manusia atau Penggajian)

Karyawan dipekerjakan, dilatih, diberi kompensasi, dievaluasi, dipromosikan, dan diberhentikan.

5.      The Financing Cycle (Siklus Pembiayaan)

Perusahaan menjual saham di perusahaan kepada investor dan meminjam uang dan di mana investor dibayar dividen dan bunga dibayar untuk pinjaman.

            Siklus ini memproses beberapa transaksi terkait berulang kali. Misalnya, sebagian besar transaksi siklus pendapatan menjual barang atau jasa kepada pelanggan atau mengumpulkan uang tunai untuk penjualan tersebut. Gambar 1-2 menunjukkan siklus transaksi utama dan Give-Get Exchange (Pertukaran Memberi-Dapatkan) yang melekat pada setiap siklus

Sumber : Conceptual Foundations of Accounting Information Systems

            Pertukaran Memberi-Dapatkan dasar ini didukung oleh sejumlah aktivitas bisnis lainnya. Misalnya, S & S mungkin perlu menjawab sejumlah pertanyaan pelanggan dan memeriksa tingkat persediaan sebelum dapat melakukan penjualan. Tabel 1-3 mencantumkan kegiatan utama dalam setiap siklus transaksi.

Sumber : Conceptual Foundations of Accounting Information Systems

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
            Akuntansi adalah proses identifikasi, pengumpulan, dan penyimpanan data serta pengembangan informasi, pengukuran, dan proses komunikasi. Menurut definisi, akuntansi adalah sistem informasi, karena SIA mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses penghitungan dan data lain untuk menghasilkan informasi bagi para pembuat keputusan. Ini diilustrasikan pada Gambar 1-3.

            SIA harus mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan data dan informasi. Kertas dan pensil atau perangkat keras dan perangkat lunak komputer hanyalah alat yang digunakan untuk menghasilkan informasi.
Ada enam komponen dari SIA:

1.      Orang-orang yang menggunakan sistem.

2.      Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data.

3.      Data tentang organisasi dan kegiatan bisnisnya.

4.      Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data.

5.      Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, perangkat periferal, dan perangkat komunikasi jaringan yang digunakan dalam SIA.

6.      Kontrol internal dan tindakan keamanan yang menjaga data SIA.

Keenam komponen ini memungkinkan SIA untuk memenuhi tiga fungsi bisnis penting:

1.      Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas organisasi, sumber daya, dan pribadi.

2.      Transformasikan data menjadi informasi sehingga manajemen dapat merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi kegiatan, sumber daya, dan personel.

3.      Pengambilan keputusan.

Karena data akuntansi berasal dari SIA, pengetahuan dan keterampilan SIA sangat penting untuk kesuksesan karir seorang akuntan. Berinteraksi dengan SIA adalah salah satu kegiatan paling penting yang dilakukan para akuntan. Kegiatan-kegiatan terkait SIA penting lainnya termasuk merancang pengendalian internal

Sumber : Conceptual Foundations of Accounting Information Systems

BAGAIMANA SIA DAPAT MENAMBAH NILAI KE ORGANISASI

SIA yang dirancang dengan baik dapat menambah nilai bagi organisasi dengan:

1.      Improving The Quality and Reducing The Costs of Products or Services (Meningkatkan kualitas dan Mengurangi Biaya Produk atau Layanan).

Sebagai contoh, SIA dapat memonitor mesin sehingga operator diberitahu segera ketika kinerja berada di luar batas kualitas yang dapat diterima. Ini membantu menjaga kualitas produk, mengurangi limbah, dan menurunkan biaya.

2.      Improving Efficiency (Meningkatkan Efisiensi).

Sebagai contoh, informasi tepat waktu membuat pendekatan manufaktur Just-In-Time mungkin, karena membutuhkan informasi yang konstan, akurat, dan terkini tentang persediaan bahan baku dan lokasinya.

3.      Sharing Knowledge (Berbagi Pengetahuan).

Berbagi pengetahuan dan keahlian dapat meningkatkan operasi dan memberikan keunggulan kompetitif. Misalnya, CPA HRM menggunakan sistem informasinya untuk berbagi praktik terbaik dan untuk mendukung komunikasi antar kantor. Karyawan dapat mencari database perusahaan untuk mengidentifikasi para ahli guna memberikan bantuan untuk klien tertentu. dengan demikian, keahlian internasional perusahaan CPA dapat tersedia untuk setiap klien lokal.

4.      Improving The Efficiency and Effectiveness of Its Supply Chain (Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Rantai Pasokannya).

Misalnya, memungkinkan pelanggan untuk mengakses inventaris dan sistem entri pesanan penjualan secara langsung dapat mengurangi biaya penjualan dan pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi pelanggan.

5.      Improving The Internal Control Structure (Meningkatkan Struktur Pengendalian Internal).

SIA dengan struktur pengendalian internal yang tepat dapat melindungi sistem dari penipuan, kesalahan, kegagalan sistem, dan bencana.

6.      Improving Decision Making (Meningkatkan Pengambilan Keputusan). Peningkatan pengambilan keputusan sangat penting.

SIA dapat membantu meningkatkan pengambilan keputusan dalam beberapa cara :

1.      Mengidentifikasi situasi yang membutuhkan tindakan manajemen.

Sebagai contoh, laporan biaya dengan varians besar mungkin merangsang manajemen untuk menyelidiki dan, jika perlu, mengambil tindakan korektif.

2.      Mengurangi ketidakpastian dan dengan demikian memberikan dasar untuk memilih di antara tindakan alternatif.

3.      Menyimpan informasi tentang hasil keputusan sebelumnya, yang memberikan umpan balik berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan keputusan di masa depan. Sebagai contoh, jika perusahaan memalsukan strategi pemasaran tertentu dan informasi yang dikumpulkan menunjukkan bahwa itu tidak berhasil, perusahaan dapat menggunakan informasi itu untuk memilih strategi pemasaran yang berbeda.

4.      Memberikan informasi yang akurat secara tepat waktu.

Misalnya, Walmart memiliki basis data yang sangat besar yang berisi informasi terperinci tentang transaksi penjualan di setiap tokonya. Menggunakan informasi ini untuk mengoptimalkan jumlah setiap produk yang dibawa di setiap toko.

5.      Menganalisis data penjualan untuk menemukan barang-barang yang dibeli bersama, dan menggunakan informasi tersebut untuk meningkatkan tata letak barang dagangan untuk mendorong penjualan tambahan item terkait.

Dalam nada yang sama, Amazon.com menggunakan database kegiatan penjualan untuk menyarankan buku tambahan bagi pelanggan untuk membeli.

SIA DAN STRATEGI PERUSAHAAN
            Banyak kemajuan teknologi lainnya mempengaruhi strategi perusahaan dan memberikan kesempatan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Contohnya adalah analisis prediktif, yang menggunakan gudang data dan algoritme kompleks untuk meramalkan peristiwa masa depan, berdasarkan tren historis dan probabilitas yang dihitung. Analisis prediktif memberikan dugaan yang terdidik tentang apa yang dapat diharapkan untuk dilihat dalam waktu dekat, memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan meningkatkan proses mereka. FedEx menggunakan analisis prediktif untuk memprediksi, dengan akurasi 65Vo hingga 90Vo, bagaimana pelanggan merespons perubahan harga dan layanan baru.
           

PERAN SIA DALAM THE VALUE CHAIN
            Untuk memberikan nilai kepada pelanggan mereka, sebagian besar organisasi melakukan sejumlah kegiatan yang berbeda. Gambar 1-5 menunjukkan bahwa kegiatan tersebut dapat dikonseptualisasikan sebagai pembentukan Value Chain (rantai nilai) yang terdiri dari lima Primary Activities (Kegiatan Utama) yang secara langsung memberikan nilai kepada pelanggan:

a)      Inbound Logistics (Logistik Dalam Negeri)

Terdiri dari menerima, menyimpan, dan mendistribusikan bahan yang digunakan organisasi untuk menciptakan layanan dan produk yang dijualnya. Misalnya, produsen mobil menerima, menangani, dan menyimpan baja, kaca, dan karet.

b)     Operations (Kegiatan Operasi)

Mengubah input menjadi produk atau layanan akhir. Misalnya, aktivitas perakitan mengubah bahan mentah menjadi mobil jadi.

Sumber : Conceptual Foundations of Accounting Information Systems

Sumber : Conceptual Foundations of Accounting Information Systems

c)      Outbound Logistic (Kegiatan Logistik)

Keluar mendistribusikan produk jadi atau layanan kepada pelanggan. Contohnya adalah pengiriman mobil ke dealer mobil.

d)     Marketing And Sales (Aktivitas Pemasaran dan Penjualan)

Membantu pelanggan membeli produk atau layanan organisasi. Iklan adalah contoh aktivitas pemasaran dan penjualan.

e)      Service (Kegiatan Layanan)

Menyediakan dukungan paska penjualan kepada pelanggan. Contohnya termasuk layanan perbaikan dan pemeliharaan.

Support Activities (Kegiatan Pendukung)

memungkinkan lima kegiatan utama dilakukan secara efisien dan efektif. Mereka dikelompokkan ke dalam empat kategori:

1.   Firm Infrastructure (Infrastruktur Perusahaan)

Kegiatan akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang memungkinkan organisasi berfungsi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.

2.   Human Resources (Kegiatan Sumber Daya Manusia)

Termasuk perekrutan, perekrutan, pelatihan, dan kompensasi karyawan.

3.      Technology (Kegiatan Teknologi)

Meningkatkan produk atau layanan. Contohnya termasuk penelitian dan pengembangan, investasi dalam TI, dan desain produk.

4.      Purchasing (Pembelian)

Kegiatan pengadaan bahan baku, persediaan, permesinan, dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan utama.

            Value Chain (Rantai Nilai) organisasi adalah bagian dari sistem yang lebih besar yang disebut Supply Chain (Rantai Pasokan). Seperti ditunjukkan pada Gambar 1-6, organisasi manufaktur berinteraksi dengan pemasok dan distributornya.

Sumber : Conceptual Foundations of Accounting Information Systems

            S & S dapat memperoleh manfaat tambahan jika ia menghubungkan sistem barunya dengan pemasoknya sehingga mereka dapat melakukan aktivitas rantai nilai utama mereka secara lebih efisien. Misalnya, dengan memberikan informasi yang lebih rinci dan tepat waktu tentang kebutuhan inventarisnya, pemasok S & S dapat lebih merencanakan jadwal produksi mereka secara lebih efisien. Bagian dari pengurangan biaya yang dihasilkan dapat diteruskan ke S & S dalam bentuk biaya produk yang lebih rendah.

RINGKASAN DAN KESIMPULAN KASUS

Problem Organisasi:

1.      Inefisiensi atau pemborosan

2.      Error atau kesalahan, Bersifat tidak sengaja.

3.      Fraud atau curang, Berkaitan dengan karakter manusia itu sendiri.

Inti Sistem Informasi Akuntansi (SIA):

1.      Pemisah fungsi

2.      Deskirpsi pekerjaan

3.      Dokumen transaksi

4.      Laporan

a.   Laporan manajerial (detail)

b.   Laporan keuangan (ringkas)

5.      Teknologi informasi (TI)

6.      Pengendalian

            Susan dan Scott merenungkan apa yang telah mereka lakukan untuk mencoba dan memahami keputusan apa yang harus dibuat S & S dan informasi yang diperlukan untuk membuatnya. Mereka telah memulai dengan memperoleh pemahaman tentang proses bisnis dasar S & S dan keputusan kunci yang harus dibuat untuk menjalankan bisnis secara efektif. Mereka mengikutinya dengan analisis dari pihak internal dan eksternal bahwa SIA harus berinteraksi dengan dan informasi yang SIA harus berikan kepada mereka.

Karena S & S adalah perusahaan Merchandising Retail, proses bisnisnya dapat dijelaskan dalam empat siklus transaksi dasar:

1.      The Revenue Cycle (Siklus Pendapatan)

Mencakup semua transaksi yang melibatkan penjualan kepada pelanggan dan pengumpulan penerimaan kas untuk penjualan tersebut.

2.      The Expenditure Cycle (Siklus Pengeluaran)

Mencakup semua transaksi yang melibatkan pembelian dan pembayaran untuk barang dagangan yang dijual oleh S & S, serta layanan lain yang dikonsumsinya, seperti sewa dan utilitas.

3.      The Human Resources/Pcryroll Cycle (Siklus Sumber Daya Manusia / Pcryroll)

Mencakup semua transaksi yang melibatkan perekrutan, pelatihan, dan pembayaran karyawan.

4.      The Financing Cycle Encompasses (Siklus Pembiayaan)

Meliputi transaksi-transaksi yang melibatkan investasi modal dalam perusahaan, pinjaman uang, pembayaran bunga, dan pembayaran pinjaman.

            Scott dan Susan akan membutuhkan SIA yang dirancang dengan baik untuk memberikan informasi yang mereka perlukan untuk merencanakan, mengatur, dan mengendalikan bisnis mereka dengan efektif. SIA mereka harus dapat memproses data tentang penjualan dan penerimaan kas, pembelian dan pembayaran barang dan jasa, transaksi pembayaran dan pembayaran pajak, dan memperoleh serta membayar untuk aset tetap. SIA perusahaan juga harus menyediakan informasi yang diperlukan untuk menyiapkan laporan keuangan.